Site Harmonie mutuelle
Avançons collectif
Nous recherchons :
1 Assistant Administratif H/F
Vous êtes en quête d’une nouvelle aventure professionnelle ? vous avez des convictions et voulez les porter haut et fort ? Vous voulez un parcours qui vous ressemble ? Vous recherchez un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ? Vous recherchez plus de sens et de collectif dans le monde professionnel ?
Et si vous étiez fait pour Harmonie Mutuelle !
Le poste :
Rattaché au Responsable de l’Animation de la Vie Mutualiste de la Direction Exécutive Porte d’Europe, vous réalisez le traitement administratif de dossiers et transmettez les informations pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise. Vous pouvez prendre en charge des dossiers en lien avec l’activité.
Vos missions principales :
Secrétariat
• Gérer l’agenda, assurer la logistique des réunions et les déplacements des personnes désignées
• Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques
• Prendre en charge le courrier selon les procédures définies
• Rédiger et mettre en forme des informations écrites (note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, …), à partir de consignes orales ou manuscrites
• Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle
• Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, …)
• Assurer le classement et l’archivage de documents en respectant les procédures et plans de
classement définis.
Traitement de l’information
• Assurer le reporting et le suivi de l’activité dans les outils informatiques
• Mettre à disposition de l’équipe des données, des informations nécessaires à l’accomplissement
des activités du service/direction
• Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d’information
• Gérer et organiser la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements,…)
• Contribuer à organiser l’activité du service dans le domaine de l’échange d’informations (tableaux de bord, bases de données, procédures, …)
• Organiser et gérer la documentation (planification, diffusion, abonnements).
Gestion de dossiers
• Constituer les dossiers préparatoires aux réunions de service, compléter les ordres du jour,
rédiger les comptes rendus
• Préparer et suivre des dossiers liés à la spécificité du domaine
• Assurer un suivi administratif des dossiers en cours
• Travailler en collaboration avec les assistantes des autres services ou directions
• Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes)
• Effectuer des tâches de suivi de factures.
Activité spécifique
• Proposer des améliorations des outils internes au service et accompagner les collaborateurs dans
leur utilisation.
Votre profil et vos atouts :
Issu d’une formation de niveau Bac + 2 (type BTS) dans les métiers de l’assistanat ou des sciences économiques ou humaines, vous disposez d’une expérience significative sur un poste équivalent.
Vous êtes organisé(e), rigoureux (se), doté (e) d’un bon relationnel avec des interlocuteurs variés, vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint), et faites preuve d’un bon esprit d’équipe et d’initiative. Vous avez une expérience dans la conduite de microprojets.
Informations complémentaires :
Type de contrat : CDD 3 Mois
Temps complet
Rémunération : Selon profil
Référence : HM/2023/808
A propos, qui sommes-nous ?
Harmonie Mutuelle, membre fondateur du groupe mutualiste de protection sociale VYV couvre 5 millions d’adhérents, 69 000 entreprises et 143 000 entrepreneurs. Devenue en 2021, entreprise mutualiste à mission, Harmonie Mutuelle veut agir sur les facteurs sociaux, environnementaux, et économiques qui améliorent la santé des personnes autant que celle de la société en mobilisant la force des collectifs.
Harmonie Mutuelle s’engage aux côtés des entreprises et des entrepreneurs qui veulent agir dans l’intérêt collectif et les accompagne dans la protection et le développement de leur capital humain.
Rejoindre Harmonie Mutuelle, c’est s’engager aux côtés de 5 000 collaborateurs, partout en France, dans une aventure humaine et porteuse de sens et œuvrer pour le mieux-être de tous !
Secrétariat
• Gérer l’agenda, assurer la logistique des réunions et les déplacements des personnes désignées
• Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques
• Prendre en charge le courrier selon les procédures définies
• Rédiger et mettre en forme des informations écrites (note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, …), à partir de consignes orales ou manuscrites
• Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle
• Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, …)
• Assurer le classement et l’archivage de documents en respectant les procédures et plans de
classement définis.
Traitement de l’information
• Assurer le reporting et le suivi de l’activité dans les outils informatiques
• Mettre à disposition de l’équipe des données, des informations nécessaires à l’accomplissement
des activités du service/direction
• Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d’information
• Gérer et organiser la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements,…)
• Contribuer à organiser l’activité du service dans le domaine de l’échange d’informations (tableaux de bord, bases de données, procédures, …)
• Organiser et gérer la documentation (planification, diffusion, abonnements).
Gestion de dossiers
• Constituer les dossiers préparatoires aux réunions de service, compléter les ordres du jour,
rédiger les comptes rendus
• Préparer et suivre des dossiers liés à la spécificité du domaine
• Assurer un suivi administratif des dossiers en cours
• Travailler en collaboration avec les assistantes des autres services ou directions
• Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes)
• Effectuer des tâches de suivi de factures.
Activité spécifique
• Proposer des améliorations des outils internes au service et accompagner les collaborateurs dans
leur utilisation.
Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter www.jobs.net.