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Avançons collectif
Nous recherchons :
1 Assistant Administratif et Technique H/F
Vous êtes en quête d’une nouvelle aventure professionnelle ? vous avez des convictions et voulez les porter haut et fort ? Vous voulez un parcours qui vous ressemble ? Vous recherchez un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ? Vous recherchez plus de sens et de collectif dans le monde professionnel ?
Et si vous étiez fait pour Harmonie Mutuelle !
Le poste :
L’assistant.e administratif.ve et technique est basé à Paris, il/elle est affecté.e à la Direction Immobilière et Lieux de Vie (DILV) de Harmonie Mutuelle Foncière. Ce rôle peut nécessiter des déplacements en France en fonction de l’organisation et des réunions à tenir.
Les missions de ce poste sont organisées autour de trois axes principaux :
- Contrat d’exploitation et ordres de service : saisie, contrôle et vérification ;
- Dossiers travaux / business plan 2023/27 : rédaction et suivi des appels d’offres ou consultations, suivi administratif ;
- Sobriété énergétique : contribuer aux actions visant à promouvoir.
Vos missions principales :
A la demande de sa hiérarchie et des équipes EVT régionales :
- Analyser les bilans, diagnostics et toutes documentations techniques transmis par ces dernières et se rapportant aux actifs immobiliers du périmètre. Préconiser les analyses complémentaires et/ou solutions à mettre en œuvre,
- Conseiller les clients internes (DEX) dans le choix et la conduite de leurs travaux (demande de devis, choix de prestataires…) dans le cadre de leurs budgets élaborés,
- Préconiser et ou déployer des actions visant à garantir la sécurité des actifs immobiliers
- Participer à la gestion et au suivi des sinistres, expertises judiciaires (Dommage-ouvrage) sur le périmètre
- Aider au pilotage des travaux budgétés par la DEX, leur coordination avec les parties prenantes, leur pilotage, leur suivi technique et opérationnel, leur réception de travaux, leur suivi de la Qualité, leur Prévention et Sécurité sur les chantiers, leur Garantie de parfait achèvement
- Aider à la mise en œuvre et à l’avancement des projets conformément aux budgets associés et à leurs échéances
- Être support technique, auprès des équipes EVT régionales, sur certains gros travaux
- Aider ces dernières au reporting de suivi des activités travaux et sécurité (coût, taux de réalisation, planning)
- Visiter et auditer les différents sites immobiliers à la demande d’HMF ;
- Aider ces dernières à la mise en œuvre de la sécurisation des sites ;
Plus généralement accompagner les DEX dans le domaine des travaux et/ ou de la sécurité.
Compétences principales:
Contrats d’exploitation et ordres de service :
Saisie, contrôle et vérification:
- Assurer la saisie précise et en temps voulu des ordres de services et des contrats d’exploitation dans les systèmes appropriés.
- Vérifier attentivement les informations fournies, s’assurer de leur exactitude et signaler toute anomalie ou incohérence.
- Coordonner avec les différents intervenants pour obtenir les informations manquantes ou clarifier les demandes.
Dossiers travaux / business plan 2023/27 :
- Rédaction et suivi des appels d’offres ou consultations, suivi administratif;
- Participer à la rédaction des appels d’offres, en veillant à ce que les exigences et les spécifications soient clairement définies. Ce travail s’exerce en lien avec les prestataires externes et internes,
- Contribuer dans le suivi administratif des dossiers travaux, y compris la collecte et l’organisation des documents nécessaires,
- Se coordonner avec les fournisseurs et les entrepreneurs afin de s’assurer de la conformité aux exigences contractuelles et aux délais.
Sobriété énergétique :
Contribuer aux actions visant à promouvoir cet objectif :
- Contribuer activement aux actions visant à promouvoir la sobriété énergétique au sein des projets immobiliers,
- Sensibiliser le personnel et les parties prenantes aux bonnes pratiques énergétiques et aux mesures d’économie d’énergie,
- Participer à l’identification et à la mise en œuvre de solutions innovantes pour optimiser la consommation d’énergie dans les bâtiments,
- Réaliser un reporting des actions mises en place au sein des directions exécutives (DEX)
Suivre les indicateurs.
Votre profil et vos atouts :
- Formation technique de niveau Bac + 2 (type BTS/DUT/…) gestion administrative ou technique
- Expérience professionnelle : minimum 5 ans
- Appétence en organisation et en gestion des priorités
- Aisance pour la communication verbale et écrite
- Capacité à travailler de manière autonome
- Connaissance des principes de la comptabilité
- Compréhension des enjeux de la sobriété énergétique
- Bonne maitrise des outils informatique (Office)
Informations complémentaires :
Type de contrat : CDI
Temps complet
Rémunération : Selon profil + 22,5 jours de RTT/an + jusqu’à 3 jours de télétravail
Référence : HM/2023/556
A propos, qui sommes-nous ?
Harmonie Mutuelle, membre fondateur du groupe mutualiste de protection sociale VYV couvre 5 millions d’adhérents, 69 000 entreprises et 143 000 entrepreneurs. Devenue en 2021, entreprise mutualiste à mission, Harmonie Mutuelle veut agir sur les facteurs sociaux, environnementaux, et économiques qui améliorent la santé des personnes autant que celle de la société en mobilisant la force des collectifs.
Harmonie Mutuelle s’engage aux côtés des entreprises et des entrepreneurs qui veulent agir dans l’intérêt collectif et les accompagne dans la protection et le développement de leur capital humain.
Rejoindre Harmonie Mutuelle, c’est s’engager aux côtés de 5 000 collaborateurs, partout en France, dans une aventure humaine et porteuse de sens et œuvrer pour le mieux-être de tous !
A la demande de sa hiérarchie et des équipes EVT régionales :
- Analyser les bilans, diagnostics et toutes documentations techniques transmis par ces dernières et se rapportant aux actifs immobiliers du périmètre. Préconiser les analyses complémentaires et/ou solutions à mettre en œuvre,
- Conseiller les clients internes (DEX) dans le choix et la conduite de leurs travaux (demande de devis, choix de prestataires…) dans le cadre de leurs budgets élaborés,
- Préconiser et ou déployer des actions visant à garantir la sécurité des actifs immobiliers
- Participer à la gestion et au suivi des sinistres, expertises judiciaires (Dommage-ouvrage) sur le périmètre
- Aider au pilotage des travaux budgétés par la DEX, leur coordination avec les parties prenantes, leur pilotage, leur suivi technique et opérationnel, leur réception de travaux, leur suivi de la Qualité, leur Prévention et Sécurité sur les chantiers, leur Garantie de parfait achèvement
- Aider à la mise en œuvre et à l’avancement des projets conformément aux budgets associés et à leurs échéances
- Être support technique, auprès des équipes EVT régionales, sur certains gros travaux
- Aider ces dernières au reporting de suivi des activités travaux et sécurité (coût, taux de réalisation, planning)
- Visiter et auditer les différents sites immobiliers à la demande d’HMF ;
- Aider ces dernières à la mise en œuvre de la sécurisation des sites ;
Plus généralement accompagner les DEX dans le domaine des travaux et/ ou de la sécurité.
Compétences principales:
Contrats d’exploitation et ordres de service :
Saisie, contrôle et vérification:
- Assurer la saisie précise et en temps voulu des ordres de services et des contrats d’exploitation dans les systèmes appropriés.
- Vérifier attentivement les informations fournies, s’assurer de leur exactitude et signaler toute anomalie ou incohérence.
- Coordonner avec les différents intervenants pour obtenir les informations manquantes ou clarifier les demandes.
Dossiers travaux / business plan 2023/27 :
- Rédaction et suivi des appels d’offres ou consultations, suivi administratif;
- Participer à la rédaction des appels d’offres, en veillant à ce que les exigences et les spécifications soient clairement définies. Ce travail s’exerce en lien avec les prestataires externes et internes,
- Contribuer dans le suivi administratif des dossiers travaux, y compris la collecte et l’organisation des documents nécessaires,
- Se coordonner avec les fournisseurs et les entrepreneurs afin de s’assurer de la conformité aux exigences contractuelles et aux délais.
Sobriété énergétique :
Contribuer aux actions visant à promouvoir cet objectif :
- Contribuer activement aux actions visant à promouvoir la sobriété énergétique au sein des projets immobiliers,
- Sensibiliser le personnel et les parties prenantes aux bonnes pratiques énergétiques et aux mesures d’économie d’énergie,
- Participer à l’identification et à la mise en œuvre de solutions innovantes pour optimiser la consommation d’énergie dans les bâtiments,
- Réaliser un reporting des actions mises en place au sein des directions exécutives (DEX)
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